Dobra sala konferencyjna charakteryzuje się przede wszystkim dobrym wyposażeniem i organizacją. Coraz częściej firmy, celem zmniejszenia kosztów, decydują się na wynajęcie sali w hotelu, który jest na taką okoliczność świetnie przygotowany. Elegancki wystrój, możliwość organizacji wykwintnego poczęstunku oraz dobre wyposażenie multimedialne to cechy, którymi musi odznaczać się odpowiednia sala konferencyjna. Co jeszcze jest istotne?
Cechy profesjonalnej sali konferencyjnej
-
- Podstawą jest dobre zaplecze multimedialne. Istotna jest nie tylko sama jego obecność, lecz też i jakość. Nawet najlepiej zaprojektowana sala nie zrekompensuje nikomu kiepskiej jakości prezentacji multimedialnej, będącej jednym z głównych nośników informacji. Podstawą są: flipchart, projektor z dobrą lampą, mikrofon, łącze wi-fi, a przede wszystkim dobrej jakości nagłośnienie.
- Ważne są też takie czynniki jak oświetlenie i klimatyzacja. Konferencje potrafią trwać przez długie godziny, a źle dobrane oświetlenie lub zbyt duży zaduch, zwłaszcza w upalny dzień, nikomu nie służy. Warto wybierać takie miejsca, w których optymalnie jest wykorzystywane światło dzienne, co znacznie obniża też koszty poniesione na wielogodzinne oświetlenie.
- Dobra sala to przestronna sala. Duże pomieszczenie daje większe uczucie swobody, nie daje poczucia ścisku nawet, gdy znajduje się w nim większa ilość osób. Przykładowo, Grape Hotel oferuje sale konferencyjne we Wrocławiu mieszczące do 90 osób. To całkiem optymalne warunki do przeprowadzenia konferencji z sukcesem.
- Zadbaj o wygodne umeblowanie. Nawet najpiękniejsze krzesła nie będą miały praktycznego zastosowania, jeśli będą niewygodne. Ważne jest ich dopasowanie do wystroju wnętrza, gdyż dzięki temu uzyskujemy harmonijną całość, lecz brak komfortu zepsuje całe dobre pierwsze wrażenie. Dobre krzesła zapewniają prawidłową postawę kręgosłupa i odciążają go podczas wielogodzinnego siedzenia, które wbrew pozorom, jest dla niego ogromnym wysiłkiem.
- W dobrze zaprojektowanej sali ważne jest rozmieszczenie gniazdek. Nie zawsze zwraca się na to uwagę, lecz gdy przychodzi do podłączania sprzętu, okazuje się to być całkiem ważną sprawą. Mamy co prawda czasy urządzeń bezprzewodowych, lecz czasem okazuje się jednak, że gniazdko w dobrym miejscu jednak jest potrzebne. Unikamy w ten sposób zbędnej plątaniny długich kabli.
- Sala konferencyjna powinna być przede wszystkim czysta, funkcjonalna i zachęcać do przebywania w niej. Rozstawienie stołu i krzeseł nie może blokować swobodnego wyjścia do toalety lub wyjścia ewakuacyjnego. Niedopuszczalne są przewracające się po podłodze papierki, zbyt agresywne odświeżacze powietrza lub jakiekolwiek drażniące wonie detergentów. Zapach wyczuwalny w pomieszczeniu powinien być przyjemny, lecz i delikatny. Nigdy nie wiemy, czy pośród osób przebywających w pomieszczeniu nie znajdują się alergicy lub osoby nadwrażliwe na intensywne aromaty.
- Wracając do kwestii związanych z umeblowaniem, warto omówić stół. Powinien być na tyle duży, by umożliwić wygodne usytuowanie na nim wszelkiego niezbędnego sprzętu z dogodną możliwością podłączenia go. Oprócz tego potrzebne jest miejsce na zapas wody dla prowadzących konferencję oraz wszystkich obecnych gości- dostęp do niej nie może być utrudniony.
- Powinno być udostępnione miejsce na poczęstunek dla gości, dla których stwarza to okazję do bliższego zapoznania się. Dobre usytuowanie stołu z przekąskami to jednak miejsce nieco oddzielone od miejsca właściwego dla konferencji, tak, aby nie zakłócać jej przebiegu.
Dobra sala gwarancją udanej konferencji
Dobre dobranie sali zapewnia duży komfort zarówno dla gości, jak i dla prowadzących spotkanie. Warto zdecydować, biorąc pod uwagę szereg różnych czynników i porównać oferty. Wygoda uczestników zebrania i przeprowadzenie go profesjonalnie w miłym otoczeniu może zaowocować przyciągnięciem wielu klientów oraz nowych partnerów biznesowych.