Firma decydująca się na wdrożenie w swoje struktury systemu zarządzania zgodnego z określoną normą ISO jest na dobrej drodze do zyskania znaczącej przewagi konkurencyjnej. Choć w ostatnich latach chęć do certyfikacji nieznacznie spadła, wiele firm w dalszym ciągu widzi pozytywne strony uzyskiwania certyfikatów i ich późniejszego odnawiania i utrzymywania.
Certyfikat zgodności z ISO to nie tylko prestiżowe wyróżnienie wpływające na wizerunek firmy zarówno w oczach konkurencji, jak i klientów – certyfikacja zgodności z ISO to przede wszystkim korzyści dla samej firmy odczuwalne już na pierwszych etapach wprowadzania działań zgodnych z ujętymi w standardach wymogami. Niezależnie od tego która z norm ISO zostanie w firmie wprowadzona i czy jej obecność będzie podyktowana obowiązkiem, czy dobrowolnym działaniem, proces certyfikacji zawsze przebiega w ten sam sposób i prowadzi do podobnych rezultatów. Jak wygląda uzyskanie certyfikatu ISO krok po kroku?
Jakie warunki trzeba spełnić, by zyskać certyfikat zgodności z ISO?
W celu zaprojektowania i wdrożenia prawidłowo funkcjonującego systemu zarządzania, a tym samym pierwszym krokiem do uzyskania certyfikacji ISO będzie zbadanie firmy pod kątem jej struktury organizacyjnej, wymagań zarządu odnośnie ostatecznego sposobu funkcjonowania firmy, a także celów, jakie zostały nałożone firmie przez kierownictwo.
W celu tym wykonuje się zazwyczaj tak zwany audyt zerowy, który pozwala na zlokalizowanie niezgodności obecnego systemu z wymogami ISO i stworzenie planu nowego systemu, który nie zmieniając w znaczący sposób charakteru funkcjonowania firmy będzie w stanie dostosować jej działania do wymagań standardu ISO.
Kolejnym, ogromnym krokiem w drodze do certyfikacji ISO jest dostosowywanie procesów działania firmy do wybranej normy ISO i określonych podczas audytu celów nowego systemu zarządzania. Posiadając dokumentację procesów w formie, w jakiej były prowadzone do tej pory i planowaną wersję nowych procesów możliwe jest wyeliminowanie z nich wszelkich działań niekorzystnych, nieracjonalnych i nieekonomicznych. Warto przecież pamiętać, że wdrożenie normy ISO pozwala przede wszystkim na osiągnięcie zrównoważonego rozwoju firmy właśnie dzięki ciągłemu udoskonalaniu procesów.
Opracowanie procesów to jedno, ale wdrożenie i udokumentowanie ich na poszczególnych stanowiskach pracy to zadanie, które wymaga czasu i odpowiedniej motywacji. Wielu pracowników odbiera normy ISO jako kolejne zbędne wymagania, które w żaden sposób nie usprawniają pracy. Drogą do uzyskania certyfikacji i utrzymania jej jest właśnie uświadamianie istoty zmian wszystkim pracownikom i tworzenie pozytywnej atmosfery rozwoju z zachowaniem ostrożności i poszanowaniem czasu, jaki będzie wymagany do zaakceptowania i zaadaptowania zmian w firmie.
Ostatnim etapem przed certyfikacją są audyty, czyli niezależne, systematyczne kontrole mające na celu uzyskanie obiektywnych dowodów prawidłowego funkcjonowania normy ISO w firmie. Dla uzyskania certyfikacji konieczne będzie przeprowadzenie i udokumentowanie badania systemu zarządzania pod kątem spełniania przez niego warunków określonej normy ISO, a następnie zaaplikowanie o przeprowadzenie podobnej kontroli przez akredytowaną jednostkę certyfikacyjną, która ostatecznie zaakceptuje lub odrzuci wniosek o certyfikowanie systemu zarządzania danej firmy.
Kto zajmuje się certyfikacją?
Przyznawaniem certyfikatów zgodności z normami ISO zajmują się specjalne, akredytowane jednostki certyfikujące, których wybór jest decyzją samej firmy.
Na rynku istnieje dziś wiele firm zajmujących się certyfikacją, przy czym warto uważać gdyż nie wszystkie z nich posiadają odpowiednie ku temu uprawnienia. Jednostki certyfikujące to przede wszystkim organizacje niezależne, oceniające zastosowane przez firmę działania obiektywnie, bez wyraźnej przewagi nastawienia pozytywnego bądź negatywnego – informuje DNV GL.