Faktura końcowa jest dokumentem, który trzeba wystawić po sprzedaży, na którą wcześniej została pobrana zaliczka na część zamówienia – poświadczona fakturą zaliczkową. Jak prawidłowo wystawić fakturę końcową do faktury zaliczkowej, jak księgować obie faktury oraz jak wystawić korektę do faktury końcowej – odpowiedzi na te pytania znajdują się z niniejszym tekście.
Wystawianie faktury końcowej – krok po kroku
Przydatne w procesie wypełniania tego typu dokumentów jest oprogramowanie do faktur. Taka aplikacja w dużym stopniu ułatwia przedsiębiorcy pracę. Odpowiedni program przeprowadza przez cały proces osobę odpowiedzialną za wystawienie dokumentów, która musi tylko uzupełnić wymagane pola. Oprócz tego, że to wygodne rozwiązanie, to pozwala na uniknięcie błędów i niedopatrzeń.
Konieczność wystawienia faktury końcowej jest podyktowana tym, czy faktura zaliczkowa obejmowała całą kwotę zapłaty za dostawę towaru lub usługi, czy tylko jakąś jej część. Może zdarzyć się sytuacja, w której nie będzie trzeba wystawiać faktury końcowej, a mianowicie, gdy wystawiono kilka faktur zaliczkowych, a ich suma obejmuje całość zapłaty. W takiej sytuacji ostatnia faktura zaliczkowa musi mieć wypisane numery wszystkich poprzednich dokumentów. Jeżeli jednak zaliczka nie obejmowała pełnej wartości zamówienia, to trzeba wystawić fakturę końcową.
Faktura końcowa musi zawierać wszystkie elementy, które pojawiają się na klasycznych fakturach, czyli są to:
- data jej wystawienia,
- przypadający kolejny numer faktury,
- imię i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów lub usług oraz sprzedającego, a także ich adresy,
- NIP sprzedawcy i nabywcy,
- nazwę sprzedawanego towaru lub usługi,
- określenie ilości sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena netto oraz wartość netto,
- kwota ewentualnych obniżek,
- stawka podatku,
- kwota należności ogółem,
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
Jeżeli data zakupu jest różna od daty wystawienia faktury, należy również ją uwzględnić w dokumencie. Konieczne jest również wpisanie numerów faktur zaliczkowych, które były wystawione przed sprzedażą towaru lub usługi. Elementem nieobowiązkowym jest wpisanie w tym miejscu dat wystawienia faktur zaliczkowych oraz kwot zaliczek.
Przy wystawianiu faktury końcowej bardzo ważne jest to, aby zmniejszyć sumę wartości towarów o kwotę otrzymanych wcześniej zaliczek, a także zmniejszyć kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie zaliczki.
Księgowanie faktury zaliczkowej i faktury końcowej
Fakturę zaliczkową wystawia się na podstawie częściowego rozliczenia. Należy pamiętać, że nie można jej wystawić na poczet świadczeń usług stałej obsługi prawnej, najmu, leasingu, telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostaw energii cieplnej i pozostałych rodzajów energii. Jeśli doszło do wystawienia takiej faktury, to jak ją księgować?
Z fakturami zaliczkowymi jest tak, że wywołują one skutki podatkowe tylko związane z podatkiem VAT i nie ujmuje się ich w kosztach podatkowych. Księgowanie w odpowiednim programie odbywa się dopiero po otrzymaniu faktury końcowej. To ona jest podstawą do zaksięgowania pozostałej kwoty podatku VAT, czyli tej, która nie widniała na fakturze zaliczkowej.
Jak wystawić korektę do faktury końcowej?
Człowiekowi zdarza się popełniać błędy, dlatego jeśli z jakichś powodów zachodzi potrzeba wystawienia korekty do faktury końcowej, warto wiedzieć, jak to zrobić. Według ustawy VAT wszelkie pomyłki należy skorygować od razu po ich zauważeniu. Korekta może dotyczyć pozycji rachunkowych lub błędów formalnych. Jej celem jest ukazanie stanu rzeczywistego, który został błędnie przedstawiony w pierwszej wersji faktury.
Wykorzystując odpowiednie oprogramowanie do faktur wystarczy znaleźć w archiwum potrzebny dokument i wprowadzić korektę. Faktura korygująca powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach. Co ważne – korektę może wprowadzić tylko sprzedawca. Jeśli więc to klient zauważy błąd, to musi on zgłosić potrzebę wystawienia faktury korygującej sprzedawcy. Skorygowana faktura również musi zostać zaksięgowana w systemie ewidencyjnym.
Dobry program do wystawiania faktur rozwiąże wszystkie kłopoty
Ze sprawdzonym programem do fakturowania wystawianie kolejnych dokumentów jest naprawdę proste. Wszystkie informacje są w nim dostępne, a wprowadzanie ewentualnych poprawek nie jest problematyczne.