Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy z tego, że prowadzenie dokumentacji BHP jest obowiązkowe. Posiadanie odpowiednich dokumentów to, w razie kontroli instytucji państwowych, potwierdzenie, iż w miejscu pracy zostały wprowadzone odpowiednie działania, mające na celu zapewnienie bezpiecznych i komfortowych warunków.
Obecnie każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników, musi zapewnić wszystkim pracującym warunki spełniające wymagania BHP. Z Kodeksu Pracy wyraźnie wynika, iż przedsiębiorca zatrudniający minimum 100 osób, powinien stworzyć służbę BHP. Obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji spoczywa jednak na każdym.
Dokumentacja BHP w firmie – co powinno się z niej znaleźć?
Dla wielu przedsiębiorców dokumentacja BHP w zakładzie pracy to problem. Niektórzy niekoniecznie wiedzą w jaki sposób mają rozwiązać tę kwestię. Wymagania w sprawie odpowiednich dokumentów czy szkoleń są bardzo szczegółowe. Nic zatem dziwnego, że większość pracodawców decyduje się na outsourcing sprawowania kontroli nad BHP, który zapewnia m.in. prowadzenie, przechowywanie oraz aktualizowanie całej dokumentacji.
Jak wygląda kwestia dokumentacji związanych z Bezpieczeństwem i Higieną Pracy? Prawo wyraźnie wskazuje, iż każdy nowozatrudniony pracownik powinien przejść obowiązkowe badania lekarskie oraz szkolenie wstępne BHP. Zarówno wizyta lekarska, jak i szkolenie BHP powinno być udokumentowane oraz przechowywane wraz z dokumentacją pracowniczą w wyznaczonym do tego miejscu, gdzie osoby niepożądane nie mają dostępu.
Podstawowym dokumentem BHP jaki powinien znaleźć się w zakładzie pracy jest regulamin zakładu pracy. To w nim określone są wszystkie zasady, również z zakresu bezpieczeństwa pracy, do których przestrzegania zobowiązuje się każdy pracownik.
Zatem w obowiązkowej dokumentacji BHP każdego pracownika powinno znaleźć się zaświadczenie o zgodzie na podjęcie pracy wydane przez lekarza medycyny pracy, karta szkolenia wstępnego obejmująca instruktaż ogólny i stanowiskowy. Dodatkowo każde kolejne szkolenie okresowe z dziedziny BHP również powinno być przechowywane przez pracodawcę.
W obowiązkowej dokumentacji BHP musi się znaleźć również rejestr wypadków przy pracy. W takim rejestrze powinien znaleźć się protokół powypadkowy oraz statystyczna karta wypadku przy pracy Z–KW.
Do innych ważnych dokumentów w miejscu pracy należy zaliczyć:
- instrukcje stanowiskowe BHP – dla poszczególnych stanowisk w zakładzie pracy,
- instrukcje obsługi poszczególnych maszyn i urządzeń oraz środków czystości,
- karty oceny ryzyka zawodowego dla wszystkich stanowisk,
- pełny rejestr substancji niebezpiecznych – karta ryzyka chemicznego oraz czynników biologicznych,
- instrukcja bezpieczeństwa przeciwpożarowego.
Kto odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji BHP?
Za prowadzenie dokumentacji BHP jest odpowiedzialny każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników. Jest to obowiązkowe szczególnie dla pracodawców, który zatrudnia powyżej 100 osób w zakładzie pracy i gdzie konieczne jest stworzenie służby BHP. Docelowo prowadzeniem dokumentacji BHP oraz sprawowaniem kontroli nad Bezpieczeństwem i Higieną Pracy w miejscu pracy, może zajmować się zewnętrzna firma posiadająca do tego odpowiednie uprawnienia bądź wyznaczony do tego Inspektor ds. BHP.
Pracodawca zyskuje wtedy pewność, iż wszystkie najważniejsze dokumenty i kwestie związane ze szkoleniami BHP i dokumentacją pracowniczą, znajduje się w jednym miejsc oraz, że są prowadzone poprawnie. W przypadku kontroli PIP, podstawowa dokumentacja BHP jest dostępna od ręki.
Przechowywanie dokumentów Bezpieczeństwa i Higieny Pracy – wytyczne
Prowadzenie rejestru dokumentów z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy to nie jedyny obowiązek pracodawcy. Warto również wiedzieć w jaki sposób dokumentacja powinna być przechowywana, aby w razie kontroli instytucji państwowych można ją było okazać.
Obecnie stosuje się różne praktyki przechowywania dokumentacji BHP personalnej pracownika. W zależności od środowiska pracy, a także wielkości zakładu pracy, dokumentacja może być przechowywana w danej jednostce lub w głównej siedzibie firmie. Istotne jest jednak to, iż w razie kontroli dokumenty powinny być udostępnione na każde takie żądanie. Warto jednak pamiętać, że ze względu na RODO dostęp do tego typu dokumentacji powinny mieć jednak osoby do tego uprawnione.
Istotną kwestią w przechowywaniu dokumentów ogólnych (regulamin pracy, regulaminy BHP, instrukcje przeciwpożarowe) jest fakt, iż powinny znajdować się w miejscu dostępnym również dla pracowników. W razie konieczności każdy będzie mógł się z nimi na nowo zapoznać.